Подлинники электронных документов органов МСУ Нижегородской области в СЭДО
Комитетом по делам архивов Нижегородской области подведены итоги мониторинга наличия подлинников электронных документов, созданных в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи (СЭДО) органами местного самоуправления муниципальных и городских округов, муниципальных районов, поселений и организациями Нижегородской области – источниками комплектования муниципальных архивов. Органы МСУ Нижегородской области подключались к СЭДО поэтапно, начиная с 2019 года. В настоящее время в СЭДО созданы и хранятся муниципальные правовые акты и иные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью в установленном порядке, которые согласно действующему законодательству равнозначны документам на бумажных носителях.
В ходе мониторинга установлено, что все органы МСУ и организации, подключенные к СЭДО, создают и хранят в ней переписку: служебные письма, обращения физических и юридических лиц и ответы на них, подписанные электронной подписью. Подлинники постановлений и распоряжений глав МСУ и глав администраций муниципальных образований в электронном виде созданы только в 21 муниципальном образовании из 52.
Экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета принято решение, что отбору на постоянное хранение подлежат только подлинники архивных документов либо на бумажном носителе, подписанные собственноручной подписью руководителя, либо в электронном виде, подписанные электронной подписью. Скан-копии подписанных собственноручной подписью документов или распечатанные на бумаге со штампом наложения документы, подписанные электронной подписью в СЭДО, отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации не подлежат. При создании подлинников документов в двух вариантах: на бумажном носителе с собственноручной подписью и в электронном виде с электронной подписью приоритет будет отдаваться подлинникам на бумажном носителе.
Подлинники электронных документов будут храниться в электронном архиве СЭДО, который формируется в соответствии с Поручением Губернатора Нижегородской подлинники области от 30 декабря 2019 г. Сл-001-441870/19, в порядке, установленном правилами в сфере архивного дела.