Доклад и презентация "О систематизации дел в описях дел, документов постоянного хранения и по личному составу"

О систематизации дел в описях дел, документов постоянного хранения и по личному составу

Криницына Елена Константиновна, заместитель начальника отдела мониторинга архивного дела и предоставления государственных услуг комитета по делам архивов Нижегородской области

 Информация подготовлена на основе:

- Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, /Росархив, ВНИИДАД, М.,2026,

http://www.vniidad.ru/gallery/MR_Org_StoreRules_ArchDocs.pdf

- Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-lichnyi-sostav.shtml 

Выбор схемы систематизации дел в описи (годовом разделе описи) дел, документов - важный момент ее составления, который определяет удобство поиска и использования документов, а также позволяет периодически пополнять опись в рамках принятой схемы.

Признаков систематизации дел несколько. Основные признаки:

Хронологический — по периодам и датам, к которым относятся документы – по годовым разделам. Применяется к пополняемым описям комплектующихся архивных фондов.

Структурный — по принадлежности к структурным подразделениям организации. Если есть структура, то выбирается структурная схема. Структура закреплена в штатном расписании организации.

Функциональный – с учётом направлений деятельности, затронутых в документах при отсутствии структуры в организации. 

По двум последним признакам строится номенклатура дел: по структуре или по направлениям деятельности.

Номинальный — по видам и разновидностям документов (приказы, протоколы, лицевые счета и т.д.). Используется и при систематизации дел в номенклатуре дел в пределах номенклатур структурных подразделений или функциональных разделов.

Авторский (алфавитный) — по алфавиту названий организаций или фамилий лиц. Например, при систематизации наблюдательных дел, личных или персональных дел, дел об увековечивании памяти.

Географический - по территориям, населённым пунктам, например при систематизации договоров приватизации по территориям - улицам и адресам, похозяйственных книг по населенным пунктам.

Отраслевой – по сферам деятельности организации (промышленность, сельское хозяйство, IT-технологии, образование, здравоохранение и т.п.). 

Корреспондентский – по фамилиям корреспондентов, с кем осуществляется сотрудничество.  

Тематический — с учётом тем, затронутых в документах. По этому признаку (по темам, по группам документов) систематизируются архивные коллекции, например, по истории СВО. Как правило, коллекции упорядочиваются одномоментно, что позволяет выстраивать тематическую схему систематизации четко. Но при пополняющихся коллекциях в каждом разделе необходимо придерживаться принятой тематической схемы систематизации.

Обычно при систематизации дел в описи используют два и даже три признака одновременно. Для описей организаций – источников комплектования муниципальных архивов характерны следующие схемы:

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций и означает размещение единиц хранения внутри каждого годового раздела по структурным подразделениям.

Хронологически-функциональная схема применяется, если специфика и масштаб деятельности организации не предполагают наличия структурных подразделений или структура часто меняется, при этом группировка дел происходит вначале по хронологическому признаку (датам или периодам), а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации, подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации или в соответствии с классификатором видов (направлений) деятельности организации.

Хронологически-номинальная схема по названиям видов/разновидностей документов применяется, как правило, для систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры.

Номинальная схема систематизации должна соблюдаться при составлении номенклатуры дел. Она предполагает, что заголовки внутри разделов номенклатуры дел располагаются по значимости документов для деятельности структурного подразделения или отдельного функционального направления, т.е. по иерархии системы управления, а также по срокам хранения документов: документы постоянного хранения располагаются в начале раздела, остальные документы – по мере убывания сроков.

В  начале раздела располагаются: 

- копии организационно-распорядительных документов, нормативных правовых актов вышестоящих организаций (в опись включаются только относящиеся к деятельности),

- нормативные правовые акты (постановления),

- организационно-распорядительные документы организации (распоряжения, приказы),

- протоколы коллегиальных и совещательных органов, решения этих органов,

- плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода к наименьшему (годовой, полугодовой, квартальный план, отчет),

- переписка, отобранная на постоянное хранение (в описи).

В номенклатуре дел: переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после переписка с иными организациями и гражданами. По убыванию сроков хранения.

В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.).

Тот же принцип при систематизации дел в описи дел, документов по личному составу. Как правило, применяется номинальный признак: 

- приказы по личному составу (сотрудников и обучающихся),

- трудовые договоры и соглашения об их изменении,

- личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС/МС, Т-4)

- лицевые счета, карточки-справки по заработной плате,

- списки сотрудников,

- регистрационно-учетные документы (книги регистрации приказов, трудовых книжек),

- личные дела.

Личные дела работников ликвидированных организаций систематизируются по алфавиту фамилий работников, не принимая во внимание хронологию, если включены в отдельную опись.

Схема систематизации выбирается при первом описании документов организации, и в продолжающейся описи изменение признака систематизации не целесообразно.

В предисловии к описи указывается схема систематизации (по какой схеме систематизированы дел в описи). Предисловие составляется для пользователя описью (исследователя).