Презентация "Экспертиза ценности научно-технической документации"

Слайд № 1

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Слайд № 2

Экспертиза ценности научно-технической документации – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности НТД проводится членами экспертной комиссией (ЭК) совместно с сотрудниками технических архивов и ведущими специалистами организации, которые хорошо знакомы с основными направлениями деятельности организации и с содержанием НТД.

Слайд № 3

Экспертиза ценности НТД может проводится как комплексная, так и целевая.

При комплексной экспертизе проводится оценка всех проектов с целью определения ценности каждой разработки, при этом проекты систематизируются по 4 группам:

1. Отобранные на постоянное хранение.
2. Выделенные к уничтожению.
3. Проекты, подлежащие передаче заказчику.
4. Проекты, оставленные в организации до минования практической надобности.

Слайд № 4

При целевой экспертизе выявляются только проекты, НТД по которым может быть передана на постоянное хранение в государственный архив.

Слайд № 5

Экспертиза ценности НТД осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения общих и специальных критериев выбора тематики научно-технических разработок и экспертизы ценности НТД по ним.

Принцип историзма предполагает оценку разработок на момент
 их проведения, а не на момент проведения экспертизы ценности, когда многие из них морально устарели, хотя для своего времени были передовыми. Оценка документов должна производиться с учетом реальной исторической обстановки, уровня развития науки и техники.

Этот принцип исключительно важен, так как ориентируясь на современный уровень развития науки и техники, можно совершить серьезную ошибку, приговорив к уничтожению весьма ценные документы.

Принцип системности и целостности предполагает анализ документации не по единичному объекту, а по целому комплексу родственных
 или аналогичных объектов исследования: тематика научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, модели машин, механизмы, приборы, включая в обязательном порядке базовые модели и их модификации, объекты промышленного, сельскохозяйственного, водохозяйственного и др. видов строительства, технологические процессы изготовления изделий или строительства. При оценке научно-технических разработок должны учитываться качество и безопасность продукции, уровень промышленной безопасности производственных объектов и установок, степень воздействия на окружающую среду.

При всесторонней, комплексной системной оценке НТД учитывается значение и место каждого научного исследования, проекта как в целом в отрасли, так и в конкретной организации.

Осуществляя системную оценку НТД, следует учитывать все факторы, которые могут повлиять на ценность документов не только с точки зрения сегодняшнего дня, но и в отдаленной перспективе. Отбору на постоянное хранение подлежат научно-технические разработки и проекты, не нашедшие практического применения, но содержащие оригинальные решения, опережающие современный уровень техники.

Слайд № 6

При экспертизе ценности НТД, различных ее видов, применяются общие
 и специальные критерии. Общие критерии применяются для любой документации, а специальные характерны только для НТД в целом или для отдельных ее видов.

Слайд № 7

К общим критериям относятся критерии:

- происхождения;

- содержания;

- внешних особенностей документов.

Слайд №8

Критерии происхождения:

• функционально-целевое назначение юридического лица (организации, предприятия) с учетом как его особой роли, так и типового характера;

        - значение физического лица в жизни общества;

• место создания документа; при экспертной оценке документов необходимо учитывать место создания их подлинников. Следует помнить, что документы могут отложиться в организациях, утверждающих и согласовывающих документы, в организациях-разработчиках, в том числе соразработчиках, в организациях заказчиках, а также в эксплуатирующих или иных организациях, в том числе заводах-изготовителях. Особенно это характерно для современного периода, когда подлинная и копийная документация в соответствии с контрактом полностью передается заказчику.

- авторство; на постоянное хранение следует отбирать научно-технические разработки, созданные видными учеными, конструкторами, проектировщиками. Следует учитывать, что подготовка большинства проектов осуществляется коллективами авторов с применением электронных технологий, и это в значительной мере ослабляет или исключает элемент индивидуального авторства. Однако, крупные деятели науки и техники оказывают существенное влияние на разрабатываемый проект. Это может быть всего лишь идея, девиз, схема, но они имеют не меньшую ценность, чем утвержденные итоговые документы.

К этому критерию примыкает критерий автографичности. При работе с документами особое внимание следует обращать на рукописи, статьи, доклады, труды, проекты, акты, написанные или подписанные видными деятелями науки и техники. На постоянное хранение отбираются все виды НТД, если на них имеются автографы выдающихся представителей науки и техники.

К выдающимся деятелям науки и техники относятся действительные члены и члены-корреспонденты Академий наук, Герои труда, лауреаты Ленинской, Государственной, международных, именных премий, доктора и кандидаты технических наук, ведущие специалисты отраслей народного хозяйства, заслуженные деятели науки и техники и др.

Слайд № 9

Общие критерии содержания:

Важным критерием для определения ценности документов является значимость информации документа (уникальность или типичность), т.е. фиксирование в проекте или научной разработке определенного этапа в развитии науки и техники. При оценке содержания документов не должно быть формального подхода. Ценность документа должна определяться не по его заголовку, а по существу содержания.

Следует иметь в виду специфику НТД, где форма и содержание часто тесно взаимодействуют. Правильно сформированные, четко оформленные дела позволяют использовать их разновидность, как критерий оценки их содержания. Например, генеральный план, общий вид, пояснительная записка.

При экспертизе ценности научно-технической документации необходимо обращать особое внимание на степень повторяемости информации или совпадения содержания.

При отборе дел на постоянное хранение во внимание принимается наличие, местонахождение и физическое состояние подлинника. К этому критерию тесно примыкает критерий подлинности документов.

Предпочтение при отборе дел на постоянное хранение отдается подлинным экземплярам и лишь в случае их отсутствия или плохого физического состояния на постоянное хранение оставляются дубликаты.

Слайд № 10

Критерии внешних особенностей:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа. Научно-техническая документация бывает:
• графическая – чертежи, схемы, планы, микроформы (микрофиши и микрофильмы), машинограммы, электронные документы, документы, изданные типографским способом, видео- и фотодокументы, диаграммы, рисунки, и др.;
• текстовая – научно-технические отчеты, спецификации, ведомости, реестры, кадастры, перечни, акты, программы, рекомендации, инструкции, паспорта;
• физическое состояние документа. С учетом физического состояния подлинников документов на постоянное хранение могут быть отобраны дубликаты, копии или оригиналы документов.

При отнесении документов к Архивному фонду Российской Федерации должен учитываться фактор полноты сохранности фонда. Экспертной оценке подлежит весь комплекс НТД по объекту или изделию.

Недостающие подлинники могут быть заменены копиями без ущерба для объема информации проекта или научного исследования.

Слайд № 11

Специальные критерии экспертизы ценности НТД:

• - значимость проблем (тем), объектов строительства, изделий промышленного производства и технологий для развития экономики в целом и/или для конкретных его отраслей и направлений науки и техники;

- новизна, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства. Одним из формальных признаков подтверждения новизны является получение патента на изобретение (авторского свидетельства до 1992 г.) по результатам научного исследования или разработки. Принципиальной новизной может отличаться научное или техническое решение в целом или в отдельных агрегатах (сборочных узлах) или деталях.

Оригинальность технического или научного решения в конкретной отрасли техники или производства и уникальность объектов проектирования характеризуются отсутствием аналогов в отечественной и мировой практике;

• экономическая эффективность внедрения результатов исследования, технической идеи.

Оценивая научно-технические разработки, учитывают три возможных вида эффекта:

• научно-технический;
• экономический;
• социальный.

Научно-технический эффект характеризуется приростом информации, способствующей развитию науки в целом или конкретной ее отрасли, а также возможностью использования результатов конкретных исследований в других научно-технических разработках, влиянием на развитие сопряженных наук.

Основанием для отбора на постоянное хранение отдельных научно-технических разработок может служить их соответствие одному или группе следующих признаков:

• научно-технический уровень;
• перспективность (влияние на прогресс науки и техники, обеспечение пропорционального развития науки, повышение производительности труда в будущем);
• возможный масштаб внедрения (применения): в рамках единого экономического пространства в стране, во всех или отдельных отраслях экономики, во всех или отдельных регионах Российской Федерации.

Экономический эффект представляет собой дополнительную прибыль, экономию затрат на производство в связи с использованием новой техники.

Социальный эффект проявляется в улучшении условий труда, развитии здравоохранения, культуры, науки, образования, повышении престижа отраслей экономики и государства, улучшении экономических условий.

Для облегчения работы при экспертизе ценности НТД могут быть использованы комплексные критерии общественного и коммерческо-технического признания результатов исследований и разработок.

Слайд № 12

Критерии общественного признания:

• выдвижение исследований и разработок на соискание международных, государственных, региональных и именных премий и наград;
• демонстрация результатов исследований и разработок на международных, общегосударственных и региональных выставках и ярмарках и др.

Слайд № 13

Критерии коммерческо-технического признания:

• выполнение разработок и исследований в соответствии с международными (межгосударственными) соглашениями;
• патентно-коммерческая ценность (продажа лицензий, патентование изобретений за границей).

Слайд № 14

Дополнительно для оценки различных видов НТД могут применяться такие специальные критерии, как:

• для научно-исследовательских работ – фундаментальность научных исследований или их прикладной характер.

Отбору на постоянное хранение в государственных архивах подлежат НИР, содержащие фундаментальные данные, и НИР, определяющие решение прикладных проблем по соответствующим разделам науки, техники, производства, архитектуры и строительства.

• для работ в области архитектуры и строительства – уникальность объекта или, наоборот, массовость, серийность применяемых проектов; применение индивидуальных и/или типовых решений; национальные особенности; степень реконструкции объекта (если в результате реконструкции объект претерпел значительные проектные изменения, то при экспертизе он рассматривается как новый, по отношению к прежнему); геологические, гидрогеологические и природные условия (зоны высокой сейсмичности, вечной мерзлоты, наводнений, зыбучих песков и т.д.).

Слайд № 15

Из проектов строительства отбору на хранение в государственных архивах подлежат архитектурные, типовые, экспериментальные проекты зданий и сооружений; проекты индивидуальных объектов; проекты, отражающие особенности национальной архитектуры; НТД по памятникам архитектуры, отечественного градостроения и садово-паркового искусства.

Наибольший интерес представляют сложные и крупные объекты и комплексы, являющиеся знаменательными вехами в практике проектирования; объекты, имеющие оригинальные решения, превосходящие ранее имевшиеся по технико-экономическим показателям; объекты, выполненные с использованием новых методов проектирования, новых материалов.

Слайд № 16

• для проектно-конструкторских разработок – степень унификации, модификации и ее соотношения с базовой моделью; уровень надежности.

Отбору на постоянное хранение подлежат уникальные модели, изделия единичного производства, базовые, головные образцы изделий серийного и массового производства.

• для технологических процессов – уровень механизации и автоматизации при изготовлении изделий промышленного производства (выпуске продукции).

На постоянное хранение отбираются высокоэффективные технологические процессы в различных отраслях промышленности; типовые и групповые технологические процессы изготовления изделий в машиностроении и приборостроении, металлургической, химической, текстильной, пищевой промышленности, конструкторская документация по которым отбирается на постоянное хранение.

Оргтехоснастка (приспособления, инструмент, штампы, стапеля и др.) может поступать на постоянное хранение в тех случаях, если представляет собой типовое универсальное оснащение для механической обработки деталей и сборки машин, механизмов и приборов, применение которого возможно на ряде предприятий, а также если они отличаются новизной, совершенством, уникальностью или оригинальностью конструкции, что было отмечено в авторских свидетельствах изобретателей или удостоверениях рационализаторов.

При наличии полного комплекса технологической документации (ТД) по техпроцессам в машиностроении предпочтение отдается ТД на стадии рабочей документации на установившееся серийное или массовое производство. Но возможен отбор на постоянное хранение документов, разработанных на более ранних стадиях – опытное производство, предварительный проект – если на этих стадиях предлагались оригинальные, но неосуществленные идеи, или если отсутствуют рабочие документы на установившееся производство. На этих стадиях отбирают на постоянное хранение маршрутную карту, технологическую инструкцию, ведомость технологической оснастки.

Одним из условий проведения экспертизы ценности является отбор НТД на завершенные объекты строительства, а также на внедренные в производство изделия, НИР и НТР. В отдельных случаях на постоянное хранение могут быть отобраны проекты, содержащие оригинальные проектно-планировочные или конструкторские решения на объекты или изделия, проектирование (строительство, выпуск) которых не было завершено по тем или иным причинам. Если в организации имеются наиболее информативные разделы, например «Общая пояснительная записка», «Генеральный план и транспорт» и др., возможен отбор на постоянное хранение неполных комплектов НТД по незавершенным проектам.

Научно-историческая и практическая ценность технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров о составе НТД, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

Слайд № 17

Основной особенностью экспертизы ценности НТД является то, что она проводится в 2 этапа.

На первом этапе оцениваются и выявляются конкретные объекты проектирования, конструирования, технологические процессы, научно-исследовательские работы.

Слайд № 18

Результатом этой работы является Перечень проектов, тем, разработок, научно-техническая документация которых подлежит передаче на постоянное хранение.

Слайд № 19

Перечень определяет состав, объем, сроки передачи документов
 на постоянное хранение и обоснование отбора каждого проекта. 

Слайд № 20

На втором этапе осуществляется экспертиза ценности документов внутри проектов, включенных в Перечень, которая проводится в процессе упорядочения различных видов НТД. 2-й этап завершается составлением описей единиц хранения НТД.

Главная задача, решаемая в процессе экспертизы ценности НТД – обеспечение отбора на постоянное хранение оптимального состава научно-технических документов, представляющих научно-историческую, историко-техническую и длительную практическую значимость.