Мастер-класс по оформлению дел, законченных делопроизводством, для передачи в архив

Видеоролик можно посмотреть по ссылке https://cloud.mail.ru/public/4Egu/82L6kLGrs

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.

После проведения экспертизы ценности документов, систематизации листов в деле, мы сформировали дело, поместили его в твердую обложку, составили карточку с описанием дела и приступили к его оформлению.

Оформление дела на бумажном носителе предусматривает:

1.                Удаление металлических скреплений.

2.                Нумерация листов дела:

- все листы, включенные в дело, кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа простым карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей не допускается.

3.                Составление листа-заверителя. На нем указываем сколько пронумеровано листов, должность, подпись составителя и дату. Также листаж записываем в карточку с описанием дела.

4.                Подшивка дела:

- документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола, с учетом возможности свободного чтения всех документов.

Мы в данном случае используем шило, если листаж большой – можно использовать дрель, но только если у работника есть группа по электробезопасности не ниже второй.

5.                Оформление обложки дела:

- проставляем архивный шифр – это обозначение, наносимое в левом нижнем и в правом верхнем углах обложки на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации. Он состоит из:

 -номера архивного фонда,

- номера описи дел

- номера единицы хранения.

Далее на обложке указывается:

- наименование организации (приводится полностью в именительном падеже)

- наименование структурного подразделения также в именительном падеже, согласно номенклатуры дел

- индекс дела проставляется также в соответствии с номенклатурой дел

- заголовок дела на обложку переносится полностью из карточки, составленной при описании документов

- крайние даты дела. В нашем случае дата вынесена в заголовок.

- количество листов в деле проставляется на основании листа-заверителя.

- срок хранения дела:

 на делах постоянного срока хранения пишется «ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО», на делах по личному составу указывается «ХРАНИТЬ 50 ЛЕТ», «ХРАНИТЬ 75 ЛЕТ», «ХРАНИТЬ 15ЛЕТ».

Надписи на обложке дела следует производить от руки, четко, разборчивым почерком, пастой шариковой ручки, которые не обесцветятся со временем.

В нашем случае дело тонкое и обложку необходимо подрезать, чтобы выровнять с лицевой стороной, а если дело имеет большой листаж, то обложку надо подклеить с обратной стороны.

Обращаем внимание, что полному оформлению (подшивке, оформлению заголовка дела на обложке, проставлению номеров единиц хранения) дело подлежит после утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения или по личному составу ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области или ЭМК государственного (муниципального) архива.