Для муниципальных архивов

Рекомендации по формированию архивных фондов муниципального образования

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131- ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 131-ФЗ) органы местного самоуправления самостоятельно решают вопросы в сфере архивного дела. В соответствии с Федеральным законом № 131-ФЗ:

— к вопросам местного значения поселений отнесено «формирование архивных фондов поселения» (подпункт 17 части 1 статьи 14);

— к вопросам местного значения муниципального района отнесено «формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений» (подпункт 16 части 1 статьи 15);

— к вопросам местного значения городского округа отнесено «формирование и содержание муниципального архива» (подпункт 22 части 1 статьи 16).

Основополагающим федеральным законом в области архивного дела, конкретизирующим, в том числе и полномочия органов местного самоуправления в указанной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 125-ФЗ).

Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Федеральный закон № 125-ФЗ четко разграничивает полномочия органов власти различного уровня в сфере архивного дела.

В соответствии с частью 3 статьи 4 к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее — муниципальные организации);

2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

«Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ „Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“» (часть 4 статьи 4 Федерального закона № 125-ФЗ).

Таким образом, Федеральный закон № 125-ФЗ не разграничивающих полномочия между различными типами муниципальных образований, и содержит отсылочную норму к Федеральному закону № 131-ФЗ.

Кроме того, в соответствии с частью 5 статьи 4 Федерального закона №125-ФЗ орган местного самоуправления муниципального района, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона № 125-ФЗ муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить данному Федеральному закону, в противном случае действуют нормы Федерального закона № 125-ФЗ. Следует отметить, что пределы правотворчества муниципальных образований в области архивного дела условно ограничены, так в соответствии с частью 5 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ органы местного самоуправления в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Анализ правовых норм позволяет определить пределы разграничения полномочий различных типов муниципальных образований в сфере архивного дела.

Так, поселения решают вопрос «формирования архивных фондов поселения». Исходя из определения понятия «архивный фонд», органы местного самоуправления формируют (комплектуют) совокупность архивных документов поселения. Этим полномочием и ограничивается деятельность органов местного самоуправления поселений.

Полномочием по хранению архивных фондов поселения наделены органы местного самоуправления муниципального района. Полномочия органов местного самоуправления муниципального района в сфере архивного дела значительно шире — «формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений».

Таким образом, учитывая используемое в законодательстве понятие «муниципальный архив», органы местного самоуправления муниципального района решают вопросы по формированию (созданию, учреждению) и содержанию (обеспечению деятельности) структурного подразделения органа местного самоуправления муниципального района или муниципального учреждения, создаваемого этим органом для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, включая хранение архивных документов поселений.

Полномочия органов местного самоуправления городского округа ограничиваются формированием и содержанием муниципального архива городского округа.

Исходя из изложенного, основными направлениями деятельности органов местного самоуправления в сфере архивного дела, требующими принятия ими управленческих решений являются:

— комплектование (формирование) архивных фондов;

— создание и содержание муниципального архива;

— хранение архивных фондов;

— учет архивных фондов;

— использование архивных фондов.

В рамках каждого из полномочий существуют определенные задачи, решение которых обеспечивает решение вопроса организации архивного дела в целом.

Комплектование (формирование архивных фондов) включает в себя целый комплекс мероприятий, требующий непосредственного участия органов местного самоуправления.

Прежде всего — это комплектование муниципальных архивов архивными документами и формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование включает в себя решение следующих задач:

— определение источников комплектования архива;

— определение состава документов, подлежащих приему в архив;

— организация приема-передачи документов в муниципальный архив.

В соответствии со статьей 20 Федерального закона № 125-ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальные архивы, выступают источниками комплектования муниципальных архивов архивными документами.

Муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Граждане, население являются одним из источников комплектования архивных фондов, в том числе формирования Архивного фонда Российской Федерации.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с частью 7 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа).

Для выявления архивных документов, находящихся в частной собственности, имеющих ценность и подлежащих включению в Архивный фонд Российской Федерации органам местного самоуправления рекомендуется проводить работу в средствах массовой информации, среди населения, в общественных организациях, образовательных учреждениях по разъяснению архивного законодательства Российской Федерации, по вовлечению молодежи в поиск культурных ценностей и сохранения их для последующего использования.

В этой связи, органам местного самоуправления рекомендуется активнее вовлекать представителей общественности, территориального общественного самоуправления в указанную работу.

Правовые основы формирования органов местного самоуправления определяются в статьях главы 6 Федерального закона № 131-ФЗ.

В соответствии со статьей 34 Федерального закона № 131-ФЗ порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования.

В соответствии с частью 4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. В соответствии с частью 1 статьи 13 этого же федерального закона органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Муниципальный архив может быть создан в форме структурного подразделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа, либо в форме муниципального учреждения.

В случае необходимости, как правило, в крупных муниципальных образованиях в соответствии со статьей 41 Федерального закона № 131 ФЗ могут создаваться органы местного самоуправления, которые в соответствии с Федеральным законом № 131-ФЗ и уставом муниципального образования наделяются правами юридического лица, являются муниципальными учреждениями, образуемыми для осуществления управленческих функций, и подлежат государственной регистрации в качестве юридических лиц в соответствии с федеральным законом.

Отдельно следует рассмотреть вопрос об организации архивного дела в поселениях.

Как уже отмечалось к вопросам местного значения поселений отнесено только формирование архивных фондов поселений. Органы местного самоуправления поселений не создают муниципального архива, архивные фонды поселений передаются на хранение в муниципальный архив муниципального района.

Работа по комплектованию архивных фондов поселения должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства, имея в виду, что архивные фонды поселений составляют значительную часть фондов муниципальных архивов муниципального района.

Учитывая это, в поселениях также рекомендуется создавать специальные архивные структурные подразделения местной администрации, либо определять должностных лиц ответственных за управление архивным делом.

До передачи архивных документов на постоянное хранение в муниципальный архив они хранятся в органах местного самоуправления в соответствии с установленным порядком временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона № 125-ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 данного федерального закона.

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В соответствии со статьей 19 Федерального закона № 125-ФЗ документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

— комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т. п.);

 — комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

К основным требованиям к зданиям и помещениям муниципального архива относятся следующие:

— архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания;

— при отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

— Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

— К помещениям основного назначения архива относятся:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

рабочие комнаты сотрудников архива.

— Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2—3-кратный воздухообмен в час.

— Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

— Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

— В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Доступ к архивным документам и их использование регламентируется в статьях главы 6 Федерального закона № 125-ФЗ. В соответствии с пунктом 3 стати 26 Федерального закона № 125-ФЗ органы местного самоуправления обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.