Мастер-класс по техническому оформлению единицы хранения проектной документации
Для технического оформления единицы хранения проектной документации потребуется: папка с завязками, бланки внутренней описи документов единицы хранения научно-технической документации (приложение № 12), листа использования (приложение № 31), листа-заверителя дела (приложение № 8) из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива
от 02 марта 2020 г. № 24, шариковая ручка и простой карандаш
Чертежи на бумажной основе или кальке фальцуются до формата А 4. Сначала гармошкой по вертикали, затем по горизонтали изображением наружу так, чтобы штамп (надпись чертежа) оказался на верхней лицевой стороне сложенного листа в его правом нижнем углу.
Чертежи нумеруются простым карандашом над угловым штампом. Нумерация листов валовая.
Внутренняя опись составляется на не подшитую текстовую и графическую документацию на отдельном листе по установленной форме.
В графе 1 указывается порядковый номер документа, в графе 2 – обозначение документа, в графе 3 – наименование документа, в графе 4 - номера листов, в графе 5 – формат документа.
Внутренняя опись содержит итоговую запись об общем количестве документов единицы хранения (цифрами и прописью). Обращаем Ваше внимание, что количество документов учитывается в графе номер 1. Количество листов дела (графа № 4) в итоговой записи не учитывается. Далее указывается количество листов внутренней описи, дата составления, должность и фамилия составителя. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, входящих в единицу хранения, в правом верхнем углу римскими цифрами.
В конце единицы хранения помещается лист-заверитель, в котором цифрами
и прописью указывается количество листов дела и внутренней описи, должность и фамилия составителя, дата составления. А также оговариваются все особенности дела: литерные
и пропущенные номера, номера оборотных и большеформатных листов, листов
с утраченной частью и так далее. В случаях, когда в деле содержатся литерные
и пропущенные номера листов подсчет их ведется следующим образом: семь листов по валовой нумерации, плюс два литерных, минус один пропущенный. Таким образом в деле подшито и пронумеровано восемь листов.
При оформлении ед. хр. составляется лист-использования с указанием номера фонда, номера описи, порядкового номера ед. хр.
Документы помещаются в папку с завязками в следующей последовательности: лист использования, внутренняя опись, проектная документация, лист-заверитель.
При оформлении обложки дела в верхней части указывается наименование организации, относящееся к периоду разработки, полностью в именительном падеже. Далее следует заголовок единицы хранения, состоящий из следующих элементов:
- шифр проекта;
- наименование проекта;
- стадия проектирования;
- название ед. хр.;
- вид документа, носитель, подлинность;
- год разработки документов;
- количество листов единицы хранения и через знак «+» листов внутренней описи.
В нижнем левом и в верхнем правом углах обложки проставляется архивный шифр, состоящий из: сокращенного названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера ед. хр. по описи.
Видеоролик можно посмотреть по ссылке https://disk.yandex.ru/d/O4nC-pBpLd44KQ