ИНФОРМАЦИЯ Об итогах пересогласования списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Нижегородской области в 2023 году

В 2023 году проведена работа по пересогласованию ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - комитет) списков организаций – источников комплектования 7 государственных и 50 муниципальных архивов области (далее - списки, госархивы, мунархивы, архивы). В соответствии с рекомендациями Росархива списки согласовываются один раз в пять лет [1] (предыдущее согласование проводилось в 2018 году).

         По итогам пересогласования в списках значилось 1850[2] организаций:

-  1344 -  в списках мунархивов (72,6 % от общего объема),

-   506 – в списках госархивов (27,4 %).

Таблицы сводных данных прилагаются (приложения 1, 2).

За пять лет в сводном списке увеличилась доля организаций списка госархивов (с 22 % в 2018 году) в связи со значительным сокращением списков мунархивов (на 650 организаций за 5 лет).

В 2018 году в списках значилась 2591 организация. За 5 лет исключено 1089 организации, включено 348. Динамика изменений приведена в таблице:

Постоянных источников комплектования научно-технической документацией (НТД) – 115 (госархивы - 69, мунархивы – 46, уменьшилось на 18), аудиовизуальной документацией  (АВД) –  55 (госархивы - 7, мунархивы – 48, уменьшилось на 5).

          Основные изменения и выводы по итогам пересогласования за период 2018-2023 гг.:

1.      Общее количество источников комплектования резко сократилось.

За пятилетний период количество источников значительно уменьшилось - на 28,6 % (741 организацию). А за период с 2013 года (10 лет) список сократился на 35 % (995 организаций).

В последние годы активизировался процесс прекращения деятельности юридических лиц и их структурных подразделений:

- органов местного самоуправления (далее - МСУ) в связи с их ликвидацией или реорганизацией в форме слияния при преобразовании муниципальных районов в округа, во избежание резкого сокращения источников в списки были включены созданные в статусе юридического лица территориальные отделы местных администраций,

- территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций (далее - федеральные организации) и областных организаций - при реорганизации в форме слияния в целях оптимизации состава территориальных органов или подведомственных организаций, из списков исключены реорганизованные налоговые инспекции, отделы Управления Росреестра по Нижегородской области федеральные учреждения Пенсионного фонда России, учреждения Нижегородской области центры занятости населения, некоторые учреждения социальной защиты населения,

- негосударственные организации, в основном сельскохозяйственные, прекратившие свою деятельность, отказавшиеся от сотрудничества или исключенные в связи с прекращением образования документов Архивного фонда Российской Федерации, исключение осуществлялось как по инициативе самих организаций, так и по инициативе архивов в связи с невыполнением организациями своих обязательств по договору о сотрудничестве.

За 5 лет из 57 архивов не уменьшились списки только ГКУ ГОПАНО и мунархивов городских округов город Нижний Новгород, город Саров. В список ГКУ ГОПАНО включены 22 организации (исключены – 10), хотя на объемах комплектования это практически не отразилось.

На 13,5 % сократилось количество источников НТД в основном из-за отказа организаций от сотрудничества, в том числе и вследствие прекращения научно-технической деятельности.

За 5 лет в целях уточнения профиля комплектования из списка ГКУ ЦАНО в список ГКУ ГАНО, г.Арзамас были переданы по территориальному принципу два акционерных общества, расположенных в городе Арзамасе. Были перераспределены между списками ГКУ ЦАНО и ГКУ ГАСДНО некоторые организаций с учетом наличия в них специальной документации.

В список ГКУ ЦАНО из списка муниципального архива городского округа город Нижний Новгород возвратились 4 организации, форма собственности которых в очередной раз поменялась с муниципальной на областную.

2. Статистика по формам собственности и формам приема осталась в основном на прежнем уровне.

Незначительно изменилось процентное соотношение организаций в списках по формам собственности и формам приема.

По-прежнему наибольший объем (893 или 48,3%) организаций списков – это органы МСУ и муниципальные организации. За пять лет выросла доля областных организаций, что обусловлено их приоритетным включением в списки архивов, и незначительно выросла доля частных организаций за счет списков госархивов (ГКУ ГОПАНО). В списках госархивов доля негосударственных организаций продолжает оставаться значительной – 45%. Из 227 негосударственных организаций списков госархивов более половины – общественные объединения, остальная часть – промышленные предприятия, комплектовавшие госархивы еще в советский период.

В конце 2022 года по инициативе федеральной организации, расположенной за пределами Нижегородской области, расторгнуто соглашение о сотрудничестве в отношении ее нижегородского филиала. В ноябре 2023 года по инициативе госархива исключена из списка еще одна федеральная организация в связи с неисполнением своих обязательств по соглашению о взаимоотношениях и сотрудничестве.

Муниципальные организации значатся в списках госархивов:

-  ГКУ ГАНО, г. Балахна - 11 органов МСУ и организаций - в связи с тем, что муниципальный архив Балахнинского муниципального округа находится в стадии образования,

- ГКУ ГАрхАДНО – 1 организация - в связи с тем, что имеется постановление администрации городского округа город Шахунья о передаче аудиовизуальных документов, созданных за счет муниципального бюджета, в собственность области.

Муниципальные организации из списка ГКУ ГАНО, г.Арзамас были исключены в связи с созданием муниципального архива в городском округе город Арзамас и включением их в список этого архива. Доля муниципальных организаций в списках госархивов сократилась с 9 % до 2,4.

После создания оптимальных условий для хранения архивных документов в муниципальном архиве Балахнинского муниципального округа муниципальные организации будут также исключены из списка ГКУ ГАНО, г.Балахна.

По-прежнему 89,5 % организаций списков включены в них по полной форме приема 1.

В список ГКУ ГАСДНО включены 7 организаций по форме приема 2.1 (прием НТД), управленческая документация (УД) которых поступает в другие архивы:

1.      АО «КПХИ» (УД в муниципальном архиве Вачского муниципального округа),

2.      АО «Хохломская роспись» (УД в муниципальном архиве городского округа Семеновский),

3.      АО «ВМЗ» (УД в ГКУ ЦАНО),

4.      ПАО «Завод «Красное Сормово» (УД в ГКУ ЦАНО),

5.      АО «Нижфарм» (УД в ГКУ ЦАНО),

6.      АО «ННПО им.Фрунзе» (УД в ГКУ ЦАНО),

7.      ПАО «Завод им.Г.И.Петровского» (УД в ГКУ ЦАНО).

Соответственно в сводном списке 7 организаций учтены дважды.

В связи с ведением РГИС «Электронный архив» для корректного заполнения карточек организаций форма приема 5 указанных выше организаций списка ГКУ цано была изменена на выборочную 2.1.

 3. Соответствие списков действующему законодательству в сфере архивного дела

Все организации, включенные в списки госархивов и мунархивов, включены в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере архивного дела:

- с негосударственными организациями заключены договоры о сотрудничестве, за исключением все тех же трех организаций списка ГКУ ГАСДНО, хранящих документы государственной собственности, в т.ч. НТД.

По состоянию на 1 декабря текущего года две из них исключены из списка, в списке осталась только одна организация - АО «Арзамасское опытно-конструкторское бюро «Импульс», которая приватизировала документы государственной организации – правопредшественника до принятия действующего федерального законодательства об архивном деле;

- со всеми федеральными организациями – источниками комплектования госархивов заключены соглашения о сотрудничестве и взаимоотношениях;

- наименования организаций соответствуют данным Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) на момент согласования списка;

- большинство списков по состоянию на 10 декабря 2023 года утверждены муниципальными правовыми актами (постановлениями или распоряжениями главы МСУ) или приказами директоров архива в установленном порядке (приложение 3).

Общее количество юридических лиц в списках архивов, а соответственно и подконтрольных объектов для осуществления государственного регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, по итогам пересогласования составило – 1403 или 75,8 % от общего объема (госархивы – 415, мунархивы - 988).

Среди организаций, не являющихся юридическими лицами – структурные подразделения, филиалы, отделения и представительства юридических лиц. В связи с реструктуризацией организаций, их укрупнением и слиянием с головными организациями, которые не всегда расположены в зоне комплектования архивов, они теряют статус юридического лица. В большинстве случаев эти организации-правопредшественники исключаются из списков после передачи дел постоянного хранения по дату реорганизации, реже – в списки включаются филиалы.

 4. Состав организаций в отраслевом разрезе

Проведен анализ соотношения состава списков по 21-й системе единой классификационной схемы построения (рекомендации Росархива). Таблица прилагается (приложение 4).

Анализ показал, что организации по-прежнему представлены во всех разделах указанной схемы, за исключением раздела «Национальная политика». Наибольшее количество организаций списков по следующим отраслям:

- органы государственной власти и МСУ – 18,2 % (было - 30,9 %),

- сельское, лесное, водное хозяйство, землеустройство – 11 %,

- культура, искусство, архивное дело – 10,8 %,

- экономика, имущество, статистика – 8,4 %,

- общественные организации – 7,9 %

Для списков госархивов отраслевые соотношения несколько иные:

- общественные организации – 25 % (в основном в списке ГКУ ГОПАНО, который ежегодно пополняется),

- промышленность, топливо, энергетика – 13 % (наличие крупных промышленных предприятий – специфика региона),

- высшее, общее среднее и специальное образование – 8 %,

- сельское, лесное, водное, рыбное хозяйство, землеустройство – 7 %,

- здравоохранение и социальное развитие, занятость населения – 6 %.

5. Перспективы работы со списками в 2024-2028 гг.

В следующем пятилетии учет работы со списками организаций - источников будет осуществляться в РГИС «Электронный архив» (далее – РГИС). В РГИС комитетом по состоянию на 10 декабря 2023 г. созданы все карточки организаций - источников. В дальнейшем работа в РГИС с карточками, в том числе по их созданию и дезактивации, будет осуществляться государственными архивами в установленном порядке.

В РГИС автоматически формируется итоговая запись к списку по установленной форме, а соответственно нужно будет отслеживать, чтобы эта запись формировалась корректно и соответствовала всем данным учета.

В 2024-2028 гг. будет проводиться анализ целесообразности сотрудничества с федеральными или негосударственными организациями исходя из согласия организаций на сотрудничество. При неисполнении ими своих обязательств по передаче или упорядочению документов в соответствии с договорами или соглашениями будет решаться вопрос о целесообразности нахождения их в списках. В том числе будет пересмотрены вопросы сотрудничества с теми федеральными организациями, с которыми заключены соглашения без передачи документов на постоянное хранение в госархивы. Решение будет приниматься по каждой конкретной организации с учетом основного критерия – значимости фондообразователя, его влияния на события в регионе.

Будет проводиться анализ целесообразности сотрудничества с организациями, не являющими юридическими лицами. В списках архивов значится 442 организации, не являющиеся юридическими лицами (24 %). При решении вопроса будет обращено внимание, включена ли головная организация (юридическое лицо) в список источников комплектования архива, а соответственно включена ли в перечень объектов контроля для осуществления мероприятий контрольно-надзорной деятельности. Возможно, для продолжения сотрудничества в ряде случаев в список будут включены головные организации, находящиеся за пределами Нижегородской области по форме приема 2.1.

[1]  Методические рекомендации «Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г.)

[2] На 1 декабря 2023 г. в сводном списке уже 1829 организаций, в т.ч. госархивов – 501, мунархивов - 1328.