ИНФОРМАЦИЯ о документах по личному составу долговременного хранения, срок хранения которых истек, в фондах государственных архивов и организациях – источниках комплектования государственных архивов Нижегородской области

В соответствии с решением совещания руководителя комитета по делам архивов Нижегородской области с директорами государственных казенных учреждений, подведомственных комитету, (протокол от 12.04.2013 № 4) проведена работа по выявлению дел по личному составу долговременного хранения, срок хранения которых истек (далее – дела по личному составу), в государственных архивах и организациях – источниках комплектования государственных архивов. В комитет представлены подробные перечни фондов с указанием номеров описей, количества и дат выявленных дел, категорий документов по личному составу.

Анализ представленных перечней показал, что на учет в государственных архивах поставлено более 117 тыс. ед.хр. по личному составу, срок хранения которых истек, за 1843-1938 гг. включительно (117600). Это составило 22% от общего объема дел по личному составу, хранящихся в государственных архивах по состоянию на 01.01.2014. Таблица показателей прилагается.

Наибольший объем указанных дел хранится в ГКУ ЦАНО - свыше 103 тыс.дел, подлежащих экспертизе ценности, отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации, за 1843-1938 гг., в т.ч. документы, созданные дореволюционными учреждениями.

Состав хранящихся в ГКУ ЦАНО дел разнообразен. Среди документов не только приказы по личному составу и документы по оплате труда (расчетно-платежные ведомости), но и дела по учету кадров, и в первую очередь личные дела и личные карточки, списки сотрудников учреждений первых лет советской власти, в т.ч. личные дела бывших красногвардейцев и красных партизан, карточки учета успеваемости слушателей рабфаков, дела по обложению промысловым налогом владельцев торговых заведений и др. В составе описей дел по личному составу встречается управленческая документация (протоколы заседаний различных органов и комиссий, доклады и сведения, статистические отчеты и др., имеются даже акты на ввод в действие строительных объектов). В архиве хранятся несколько крайне малочисленных фондов, в которых учтено только 1-2 дела по личному составу.

В ГКУ ГОПАНО документы по личному составу первых лет советской власти (с 1917 года по конец 20-х гг.) сосредоточены, в основном, в фондах профсоюзных организаций, переданных в свое время из ГКУ ЦАНО. Они содержат персональную информацию в списках, учетных карточках, анкетах сотрудников и членов общественных организаций, тарифных ведомостях и ведомостях на выдачу зарплаты. Документы по личному составу партийных и комсомольских организаций изначально включались в состав описей дел постоянного хранения.

В ГКУ ГАНО, г.Арзамас в фондах райисполкомов и их структурных подразделений, сельсоветов, районных организаций в категории документов по личному составу учтены разделительные акты имущества граждан, свидетельства о рождении, расторжении брака, пенсионные дела, наследственные и иные нотариальные дела, дела по опеке над несовершеннолетними с 1917 года.

Документы по личному составу, хранящиеся в ГКУ ГАНО документов по личному составу, более позднего периода - 30-х гг. ХХ века. В составе фондов значительный объем личных карточек и личных дел сотрудников, списков и книг учета приема личного состава.

Не выявлены документы по личному составу, срок хранения которых истек, в ГКУ ГАСДНО. Только два дела с датой заведения 1938 года формировались до начала 50-х гг.

По данным государственных казенных учреждений, подведомственных комитету, документы по личному составу до 1938 года хранятся в 78 организациях – источниках комплектования ориентировочным объемом около 14,5 тыс.дел с 1900 года (наиболее ранняя дата - в фонде ФГОУ ВПО «Волжская государственная академия водного транспорта»).

Таким образом, перед государственными архивами и организациями – источниками комплектования стоит задача по исполнению законодательства в сфере архивного дела, а именно: проведения экспертизы ценности документов по личному составу в связи с истечением срока их хранения по критериям, определенным действующими правилами, с последующим отбором на постоянное хранение, а для организаций – источников комплектования и передачей в государственные архивы.

Научно-методический совет архивных учреждений Приволжского федерального округа принял решение от 5 июня 2013 года о максимальном отборе в состав Архивного фонда РФ при проведении экспертизы ценности документов по личному составу по 1953 год включительно.

Государственные архивы уже осуществляется в плановом порядке. ГКУ ГАНО, г.Арзамас, ГКУ ГАНО, г. Балахна проводят экспертизу ценности документов по личному составу, срок хранения которых истек, при переработке фондов или усовершенствовании описей дел по определенным однотипным группам фондов, в первую очередь сельским советам. В план работы ГКУ ГАНО, г. Балахна на 2014 год включена переработка 12 описей дел по личному составу 12 фондов объемом 104 ед.хр. ГКУ ЦАНО в настоящее время осуществляет комплекс работ по усовершенствованию описей дел по личному составу дореволюционных фондов для представления их на утверждение ЭПМК комитета.

ГКУ ЦХДКГАНО в 2014 году планирует подготовить памятку для организаций – источников комплектования по проведению экспертизы ценности дел по личному составу, 75-летний срок хранения которых истек, отбору и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы.

Вместе с тем, плановому проведению указанной работы не способствует ряд объективных трудностей. Включение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется путем утверждения описей дел, но качество имеющихся к фондам описей не позволяет представлять их на рассмотрение ЭПМК комитета, а бюджета рабочего времени на их усовершенствование не хватает.

Не решен основной методологический вопрос о порядке отбора на постоянное хранение самой многочисленной группы документов по личному составу в государственных архивах и архивах организаций – ведомостей начисления заработной платы рабочим и служащим.

В целях исполнения действующего законодательства в сфере архивного дела:

1. Поддержать решение научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа от 5 июня 2013 года и рекомендовать государственным и муниципальным архивам, архивам организаций – источников комплектования обеспечивать при проведении экспертизы ценности документов по личному составу, созданных до 1953 года включительно, срок хранения которых истек, максимальный отбор на постоянное хранение. Считать 1953 год заповедной датой в Нижегородской области.

2. Рекомендовать государственным и муниципальным архивам, архивам организаций – источников комплектования во исполнение действующего законодательства в сфере архивного дела активнее осуществлять проведение экспертизы ценности документов по личному составу с истекшим сроком хранения, в том числе и в организациях – источниках комплектования. Ежегодно планировать данные работы при проведении переработки и усовершенствовании описей дел фондов.

3. Рекомендовать государственным и муниципальным архивам осуществлять контроль за обеспечением сохранности документов по личному составу в организациях – источниках комплектования. Проинформировать организации о недопустимости уничтожения документов по личному составу, срок хранения которых истек, без согласования с соответствующими архивными учреждениями в установленном законодательством об архивном деле порядке.

4. Рекомендовать ГКУ ЦХДКГАНО и ГКУ ГАСДНО в течение 2014 года провести тематические ознакомления в организациях – источниках комплектования с целью установления объемов и состава документов по личному составу, срок хранения которых истек.

Приложение: Таблица «Объемы дел по личному составу, подлежащих экспертизе ценности в связи с истечением срока их хранения» на 1 л. в 1 экз.

[1]По паспортным данным на 1 января 2014 года на учете в государственных архивах Нижегородской области значилось 543 тыс. дел по личному составу (542 826) за 1843-2013 гг.

Заведующий сектором Е.К.Криницына