Текст выступления руководителя комитета по делам архивов Нижегородской области Б.М.Пудалова по теме: «Современное состояние и проблемы сохранности и учета архивных документов в муниципальных районах и городских округах» на совещании Губернатора с главами местного самоуправления и главами администраций муниципальных районов и городских округов
Комитет по делам архивов Нижегородской области (далее — комитет) осуществляет мероприятия по управлению архивным делом на территории Нижегородской области, работая в тесном контакте с органами местного самоуправления. В центре внимания комитета постоянно находятся вопросы безопасности и сохранности исторически и социально значимых документальных комплексов, хранящихся как в государственных, так и в муниципальных архивах. Кроме того, регулярно отслеживается состояние хранения и учета архивных документов на территории поселений.
В текущем году в условиях чрезвычайной ситуации в течение длительного времени вопросы сохранности и безопасности архивных документов приобрели особую значимость.
В этой связи ежедневно осуществлялся мониторинг архивов с выездом на места, оказывались консультации о порядке эвакуации и досрочной передаче документов в муниципальный или государственный архивы в случае необходимости. В адрес муниципальных архивов было направлено разъяснительное письмо об обеспечении сохранности архивных документов органов местного самоуправления поселений в условиях чрезвычайной ситуации с рекомендациями о предотвращении возможной угрозы утраты документов в результате пожаров, обращая внимание на похозяйственные книги, имеющие важное историческое и практическое значение.
По информации муниципальных архивов (Кулебакского, Навашинского, Воротынского, Выксунского районов и др.) во всех сельских поселениях нормативными правовыми актами органов местного самоуправления были утверждены положения о порядке эвакуационных мероприятий, составы эвакуационных комиссий, в функциях которых предусматривалась эвакуация документов в случае возникновения чрезвычайной ситуации; дела были размещены в несгораемых металлических сейфах, подготовлены переносные ящики для экстренной эвакуации. На основании вышеуказанного письма комитета были подготовлены и направлены соответствующие письма за подписью главы администрации. Со стороны муниципальных архивов ежедневно осуществлялся контроль за состоянием сохранности документов в пожароопасных населенных пунктах и оказывалась необходимая консультативная помощь. В целях сохранности архивных документов в случае необходимости в условиях чрезвычайной ситуации все государственные и муниципальные архивы были готовы к срочному и оперативному приему документации.
Совместно с муниципальными архивными учреждениями комитетом проводилось дополнительное изучение состояния хранения похозяйственных книг на территории муниципальных районов и городских округов. Важность данных книг очевидна: они свидетельствуют о количестве проживающих, фиксируют перечень всех хозяйственных и надворных построек, что служит основанием для начисления и выплаты необходимой компенсации в случае утраты документов на право собственности.
Анализ проделанной работы выявил следующую ситуацию. На территории поселений хранится 28594 похозяйственных книг_за /на 1980—2011 гг. (так как похозяйственные книги формируются на 5 лет, поэтому учтены книги закладки на 2007—2011 гг.). На сегодняшний день подготовлено к передаче на постоянное хранение и постановке на государственный учет 24577 (86%) книг, хранящихся в муниципальных образованиях. В целях обеспечения сохранности и соблюдения установленных сроков упорядочения важной для исполнения социально-правовых запросов граждан документации необходимо принять ряд мер: в 2010—2011 гг. следует завершить обработку и описание законченных делопроизводством книг по 2006 год включительно с представлением необходимого учетного и научно-справочного аппарата к документам на рассмотрение и утверждение в комитет по делам архивов, обеспечить места хранения документов соответствующим оборудованием, создать нормативные условия их размещения (наличие архивохранилища, охранно-пожарной сигнализации и лица, ответственного за хранение документов); в 2011—2013 гг. организовать и провести упорядочение похозяйственных книг за 2007−2011гг.
Вопросы и проблемы сохранения документального наследия в муниципальных и городских округах Нижегородской области обсуждались на совещании Губернатора с главами муниципальных района и городских округов 16 сентября 2009 года с принятием соответствующего решения. В соответствии с Протоколом совещания (п. VIII. «Об актуальных задачах сохранения документального наследия в муниципальных районах и городских округах Нижегородской области») главам местного самоуправления было рекомендовано принять план мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов.
В октябре-декабре 2009 г. в комитет по делам архивов поступили планы мероприятий, информационные письма, районные целевые программы из всех 50 муниципальных районов и городских округов области. В 2010 году некоторые районы провели комплекс мероприятий, направленных устранение проблем, обозначенных на вышеназванном совещании.
1. Выделены дополнительные помещения в 4 районах:
Богородском архивном отделе - 30 кв.м.
Большемурашкинском секторе по архивным делам — 61 кв.м.
Городецком архивном отделе — 42,4 кв. м.
Пильнинском секторе по делам архивов — 22,6 кв.м.
2. Оснащены (или модернизированы) пожарной, охранной сигнализацией помещения архивов в 3 районах:
Богородском, Дальнеконстантиновском, Шарангском.
3. Проведен ремонт помещений архивов в 4 районах и в. Дзержинск:
Большемурашкинском, Городецком, Краснобаковском, Кстовском районах, МУ «Городской архив» г. Дзержинска.
4. Оборудованы металлическими стеллажами архивохранилища в 3 районах:
Большеболдинском, Городецком, Сокольском.
5. Приобретены первичные средства хранения для архивных документов (коробки, спецпапки) в 19 районах: Богородском, Борском, Ветлужском, Вознесенском, Выксунском, Городецком, Дальнеконстантиновском, Дивеевском, Ковернинском, Краснобаковском, Кстовском, Павловском, Первомайском, Пильнинском, Сергачском, Сокольском, Тонкинском, Чкаловском, Шатковском районах, МУ «Городской архив» г. Дзержинска, г. Н.Новгороде.
6. Оснащены огнетушителями помещения в 3 районах:
Арзамасском, Перевозском, Сосновском районах и в МУ «Городской архив» г. Дзержинска.
7. Оснащены контрольно-измерительными приборами архивы в 3 районах:
Арзамасском, Кстовском, Шарангском.
8. Модернизация электросетей проведена в 2 районах:
Большемурашкинском, Сеченовском архиве.
9. Обеспечение технической укреплённости зданий (установлены металлические двери) в 3 районах:
Павловском, Первомайском, Шахунском районах.
10. Приобрели мебель (металлические шкафы, рабочие столы и пр.) в 3 районах: Арзамасском, Вознесенском, Дивеевском районах и в МУ «Городской архив» г. Дзержинска.
11. Оснащены оргтехникой (компьютеры, ксероксы) в 4 районах:
Арзамасский, Володарский, Краснооктябрьский, Сосновский архивы.
По-прежнему в 9 районах архивохранилища располагаются в подвальных помещениях и цокольном этаже.
13 районов имеют 100% загруженность архивохранилищ, что затрудняет дальнейшее комплектование их архивными документами, в том числе документами по личному составу, подтверждающими конституционные права и гарантии граждан — заявителей, бывших работников ликвидированных организаций.
В 19 районах отсутствует охранная сигнализация, в 10 — пожарная.
Подробнее сведения о состоянии хранения документов можно посмотреть на сайте Государственной архивной службы Нижегородской области: www.archive-nnov.ru
ДОПОЛНЕНИЯ
1. В ходе подготовки к совещанию от 5 муниципальных районов в комитет по делам архивов поступили описи на похозяйственные книги за 2002−2006 гг. в количестве 400 дел:
Богородский — 319 дел;
Вознесенский - 22 дела;
Воротынский — 8 дел;
Пильнинский — 40 дел;
Тонкинский — 11 дел.
2. Утрата документов и их розыск муниципальными архивами Нижегородской области в 2010 году:
Выксунский район - утрачены в ЗАО «Чупалейский» (быв.совхоз) 79 ед.хр. за 1972−2000гг. (Ф.119), представлены на ЭПМК (протоколы производственных совещаний, приказы директора по основной деятельности, годовой бухгалтерский отчет, положение об оплате труда и др.).
Бутурлинский район — утрачены в СПК «Память Чкалова» 119 ед.хр. за 1967−1988гг. (Ф.47), сняты с учета (протоколы общих собраний и заседаний правления колхоза, производственно-финансовые планы, годовые отчеты, почвенные карты и другие документы по истории полей, анализ хозяйственной деятельности колхоза и др.).
Краснобаковский район — утрачены в Чащихинской сельской администрации 56 ед.хр. за 1970−1999гг. (Ф.34), сняты с учета (протоколы заседаний исполкома сельского Совета, документы постоянных комиссий, протоколы общих собраний граждан, похозяйственные книги, годовые бухгалтерские отчеты, распоряжения главы администрации и др.)