Доклад и презентация ''Упорядочение и составление описи проектной документации"

Упорядочение и составление описи проектной документации

Пушкарева Алена Валерьевна, начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГКУ ГАСДНО

Упорядочение проектной документации (ПД) – это комплекс работ по формированию документов в единицы хранения (ед. хр.) (дела), описанию и оформлению ед. хр. в соответствии с Правилами.

Этапы упорядочения:
1.    Систематизация по проектам;
2.    Систематизация внутри проекта;
3.    Систематизация внутри стадии проектирования;
4.    Формирование ед. хр. проектной документации;
5.    Составление описи ед. хр. проектной документации;
6.    Оформление описи ед. хр. проектной документации.
I. Систематизация документации по проектам

Прежде чем приступить непосредственно к упорядочению документов, необходимо решить, какие разделы будут существовать в описи, какой принцип или принципы будут приняты за основу систематизации - проектно-тематический, хронологический, географический, номинальный. Целесообразно при систематизации проектов и составлении описи использовать принцип систематизации, примененный при составлении перечня ПД.

Упорядочение документов начинается с систематизации документации по проектам или комплексам.
Комплекс – это ПД, возникшая при проектировании объекта, состоящего из нескольких сооружений, объектов или этапов проектирования. 

Систематизация внутри комплекса:
- применяется хронологический принцип;
- по порядку возрастания номеров домов, алфавитный принцип в названии улиц;
- систематизация чертежей проекта по шифрам;
- самостоятельные проекты или составные части проекта.
II этап. Систематизация документации внутри проекта 

При систематизации документов внутри проекта необходимо обращать внимание на фондовую принадлежность документов, которая определяется по основной надписи чертежей или титульному листу сброшюрованных дел, содержащих наименование министерства(ведомства), которому подчинялась организация-разработчик, наименование организации-разработчика. В составе фонда организации-генпроектировщика (головной организации, разрабатывающей технологическую часть проекта) для постоянного хранения сохраняются документы организаций-соразработчиков, если их документы отложились в составе этого фонда, привязки типовых проектов, разработанные др. организациями, примененные чертежи - чертежи из др. проектов на объекты с идентичными размерами, характеристиками и т.д.
III этап. Систематизация документации по стадиям 
Каждый проект и каждая часть проекта должны иметь свои пояснительные записки, в которых перечисляются все документы, входящие в проект (часть).

При отсутствии пояснительных записок с приведенным в них составом проекта (части) необходимо придерживаться основного принципа систематизации документов в проектах: внутри проектов систематизация проводится по стадиям (этапам) разработки, затем по частям.
При продолжительном проектировании предприятий или застройки районов и их составных объектов, их расширения и реконструкции, или техническое перевооружение каждый этап проектирования должен рассматриваться как самостоятельный, то есть систематизация по стадиям проходит внутри одного этапа проектирования без отнесения к стадиям проектирования предшествующего и последующего этапов. 
Проект на расширение и реконструкцию или техническое перевооружение действующего предприятия, здания, сооружения в описи располагается вслед за проектом его строительства. 
Сооружения проектируются на основе результатов изысканий: инженерно-геодезических, инженерно-геологических, инженерно - гидрометеорологических, инженерно-экологических изысканий, изысканий грунтовых строительных материалов и источников водоснабжения на базе подземных вод.
Внутри проекта ПД систематизируется по стадиям в следующей последовательности проектирования:

При трехстадийном проектировании: 
– проектное задание (ПЗ) или предпроектные предложения (ПП) или технико-экономические обоснования (ТЭО);
– технический проект (ТП) или проект (П);
– рабочие чертежи (РЧ) или рабочая документация (Р).

При двухстадийном проектировании: 
– проектное задание или проект;
– рабочие чертежи или рабочая документация;
или:
– технический проект;
– рабочие чертежи.

При одностадийном проектировании: 
– техно-рабочий проект (ТРП), возможно сокращение ТР или рабочий проект (РП).

Проектирование в одну стадию выполнялось и выполняется для: 
1.    Технически несложных объектов.
2.    Предприятий, зданий и сооружений, строительство которых осуществлялось преимущественно по типовым или повторно применяемым проектам.
3.    Проектов технического перевооружения действующих предприятий, зданий, сооружений.
Согласно Правил работы с НТД на постоянное хранение в государственные архивы должны поступать документы проектных стадий, рабочая документация поступает в государственные архивы в особых случаях. Этими особыми случаями являются:
– объект является действующим;
– проектные стадии представлены не полностью.

Постоянному хранению подлежат рабочие чертежи проектов уникальных сооружений, или рабочие чертежи, в которых отражены оригинальные технические, архитектурно-планировочные и конструктивные решения.
IV этап Систематизация документации внутри стадии проектирования

Внутри стадии документы систематизируются по частям (разделам проектирования), затем по объектам (при их наличии внутри проекта), либо по объектам, затем по частям. 

Основными документами при систематизации ПД внутри стадии являются:
– для проектных стадий – пояснительная записка, в которой приводится состав проекта, то есть перечисляются все объекты проекта или части – разделы проектирования. А также основные разделы проектирования указаны в нормативных документах.
- для рабочей документации – основным документом являются «Общие данные по рабочим чертежам» и экспликации зданий и сооружений, расположенные над основной надписью генерального плана (экспликации приводятся и на генеральных планах проектных стадий). 

В состав общих данных входят:
− ведомость рабочих чертежей основного комплекта;
− ведомость ссылочных и прилагаемых документов;
− ведомость основных комплектов рабочих чертежей;
− ведомость спецификаций;
− условные обозначения и изображения;
− общие указания.

Основными комплектами рабочих чертежей являются следующие:
1.    Генеральный план, сооружения транспорта (марка – ГТ) (марка указывается через дефис после базового обозначения чертежа) (Например, 142.1.3.5.00 – ГТ).
2.    Генеральный план (ГП).
3.    Сооружения транспорта (ТР).
4.    Технология производства (ТХ).
5.    Технологические коммуникации (трубопроводы) (ТК).
6.    Воздухоснабжение (ВС).
7.    Автоматизация (А).
8.    Электроснабжение (ЭС).
9.    Электрическое освещение (ЭО).
10.    Силовое электрооборудование (ЭМ).
11.    Газоснабжение (ГС).
12.    Наружные сети и сооружения газоснабжения (НГ).
13.    Тепловые сети (ТС).
14.    Связь и сигнализация (СС).
15.    Архитектурные решения (АР).
16.     Интерьеры (обычно входят в АР или АС).
17-20.    Конструкции железобетонные, металлические, металлические деталировочные, деревянные (КЖ, КМ, КМД, КД).
21. Архитектурно-строительные решения (АС).
22. Антикоррозийная защита конструкции (АЗ).
23. Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха (ОВ).
24. Внутренние водопровод и канализация (ВК).
25. Наружные сети водоснабжения и канализации (НВК).

Формирование ед. хр.
В процессе систематизации ПД из чертежей и несброшюрованных текстовых документов формируют единицы хранения. При формировании ед. хр. необходимо помнить, что в одной ед. хр. не могут находиться документы, относящиеся к разным стадиям проетирования, и нежелательно нахождение в одной ед. хр. разных частей проекта. Документы одной части проекта значительные по объему могут составлять несколько ед. хр., но при этом в заголовке после названия части должно идти уточнение , что конкретно представлено в ед. хр. 
Например:
- Технологическая часть. Принципиальные схемы электроснабжения.
- Технологическая часть. Технологические планировки по корпусам
Или присваивается номер тома:
- Технологическая часть. Том 1
- Технологическая часть. Том 2

В то же время части близкие по своему характеру и незначительные по объему могут быть включены в одну ед. хр. Например: заголовок дела «Отопление и вентиляция. Водоснабжение и канализация».
После этого дела подлежат техническому оформлению. 

В процессе упорядочения на проектную документацию составляется опись.

Составление и оформление описей проектной документации
Проектная документация, отобранная на постоянное хранение, отсистематизированная, сформированная в ед. хр. и технически оформленная, включается в опись дел постоянного хранения. 
Описи имеют помимо порядкового номера самостоятельную групповую индексацию: проектная документация - № 4, конструкторская документация - № 2, технологическая документация - № 3, научно-исследовательская - № 1.
Групповой индекс записывается после порядкового номера описи через тире проектная документация № 1-4.
Номер описи согласовывается и уточняется с главным хранителем фондов архива.
Описи ед. хр. ПД составляются в установленной форме - это листовая графленая форма альбомной ориентации, состоит из 7 граф.
Опись ед. хр. состоит из двух частей: собственно описи (описательных статей), т.е. перечня ед. хр. и справочного аппарата к описи.
В правом верхнем углу первого листа описи ставится гриф утверждения с указанием должности руководителя в настоящее время и даты, после подписания заверяется печатью организации.
Над левым верхним углом граф описи указывается номер фонда под ним номер описи (например, опись № 1-4) и ее название, которое включает указание группы ед. хр. (проектной документации постоянного хранения) и даты ед. хр., за которые в опись включены документы. Если в опись внесены ед. хр. за несколько лет с перерывами,то указываются только те годы,за которые внесены в опись ед. хр.

Основная информационная часть описи состоит из описательных статей. Описательная статья представляет собой совокупность сведений о ед. хр. и состоит из элементов, каждый из которых выполняет определенную функцию. Каждому элементу описательной статьи соответствует своя графа в листе описи. 
Графа 1 - «Порядковый номер ед. хр.» - закрепляет последовательность расположения ед. хр. по описи. Каждая ед. хр. вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации ед. хр. в описи - валовый. Нумерация ед. хр. каждого последующего раздела описи продолжает нумерацию предыдущего раздела.
Графа 2 - «Производственный индекс, шифр темы проекта» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение ед. хр. в соответствии с обозначением чертежей или текстовой документации.
Графа 3 - «Заголовок ед. хр.» - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов ед. хр. Заголовок ед. хр., внесенный в опись, должен полностью соответствовать заголовку с обложки. При внесении в опись подряд двух или нескольких ед. хр. с одинаковыми заголовками их рознит номер тома (части). Каждый заголовок ед. хр. воспроизводится полностью, не допускается однородные дела обозначать словами «То же».
Графа № 4 - «Сокращенное название организации на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора (авторов)» - дается название организации так, как оно звучало на год окончания разработки документов, находящихся в ед. хр. и относится только к данным документам.
Графа 5 - «Крайние даты ед. хр.» - указывается дата (год окончания разработки) документов, включенных в данную ед. хр. 
Графа 6 - «Количество листов» дает представление об объеме дела, через знак плюс проставляется количество листов внутренней описи (если она имеется в ед. хр.)
Графа 7 - «Примечания» используется для отметок о выбытии или передаче дел, особенностях физического состояния дел и т. п.
Графы описи заполняются в точном соответствии с реквизитами, вынесенными на обложку дела.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью в круглых скобках) количество ед. хр., первый и последний номера ед. хр., внесенных в опись, а также оговариваются особенности нумерации ед. хр. в описи - наличие литерных и пропущенных номеров. 
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности.

Научно-справочный аппарат
К описи составляется НСА (научно-справочный аппарат) к нему относятся:
- титульный лист;
- перечень переименований;
- оглавление; 
- список сокращенных слов;
- предисловие;
- указатель если он составляется.
Титульный лист
Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей. На титульном листе указываются: 
- полное (в скобках сокращенное) название государственного архива, куда будет передаваться НТД; 
- название фонда, которое состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя, его подчиненности (приводится по последней дате документов, внесенных в опись);
- номер фонда и номер описи, которые присваиваются в государственном архиве при передаче документов на постоянное хранение;
- название описи (указание группы документов и срока хранения);
- крайние даты документов, внесенных в опись. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.

Перечень переименований
За титульным листом помещается перечень изменений названия организации и ее подчиненности. Указываются все переименования фонда, относящиеся к периоду времени, документы за который включены в опись. Все переименования следуют друг за другом в хронологической последовательности с указанием крайних дат, в пределах которых фондообразователь функционировал под данным названием. Титульный лист и перечень переименований не нумеруются.

Оглавление
В оглавлении со ссылкой на соответствующие листы описи перечисляются ее составные части:
- список сокращенных слов;
- предисловие;
- названия всех разделов, подразделов и более мелких групп документов, включенных в опись;
- указатели если таковые присутствуют, помещаются за описью.
В оглавлении должна быть отражена схема систематизации документов фонда, закрепленная описью ед. хр. Оглавление помещается за перечнем переименований и нумеруется отдельно от листов описи. К малообъемным описям (до 100 ед. хр.) оглавление не составляется.

Список сокращенных слов
В список сокращенных слов в алфавитном порядке вносятся все сокращения, используемые в предисловии, описательных статьях, указателях, через - тире дается их расшифровка. В список сокращенных слов не вносятся общепринятые, не требующие специальной расшифровки сокращения.

Предисловие
К описи составляется предисловие, которое состоит из двух частей. В предисловии в сжатом виде даются сведения об истории организации, основных направлениях деятельности, задачах и функциях, которые предопределяют создание организацией научно-технической документации. История организации и фонда излагается на основе исторической справки. В предисловии должен присутствовать ссылочный аппарат на сведения об изменениях в структуре организации, его ведомственном подчинении, в названии и форме собственности. Ссылки делаются на конкретный документ. При ссылке на документ необходимо указать номер фонда, номер описи, номер дела и номер листа или листов дела. 
Более подробно освещается археографическая часть, в котором излагается история проектирования объектов строительства, указываются разработчики, даты начала и завершения строительства. Излагаются состав и содержание документов фонда, особенности упорядочения документов, приводятся сведения о построении описи, о видах НСА к описи. 
В предисловии дается список организаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории организации-фондообразователя и фонда, а также от количественного состава его документов. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документы, принцип их систематизации физическое состояние.
Предисловие помещается в начале описи, после перечня переименований, оглавления и списка сокращенных слов, подписывается составителем; указывается дата его составления.