Мониторинг востребованности баз данных, установленных в читальных залах государственных казенных учреждений, подведомственных комитету по делам архивов Нижегородской области

В 2016 г. Общественный совет при Комитете по делам архивов Нижегородской области провел анализ работы читальных залов четырех государственных казенных учреждений, подведомственных комитету по делам архивов Нижегородской области (далее — государственные архивы). Как отмечено в статье Т.В. Гусевой «Пользователь читального зала Центрального архива Нижегородской области: итоги анкетирования», опубликованной в журнале Отечественные архивы (2017 год, № 2, с. 37–41) «В результате проверки установлено, что наблюдается устойчивая переполненность читального зала ГКУ ЦАНО, ажиотажный спрос на метрические книги, ревизские сказки, исповедные росписи и, как следствие этого, повышенная нагрузка при подготовке к выдаче в читальный зал дел и принятию их назад». Как недостаток в работе читального зала ГКУ ЦАНО отмечены «очереди на заказ и выдачу метрических книг и ревизских сказок».

В продолжение изучения проблемных вопросов в работе читальных залов и в соответствии с необходимостью изучения использования тематических баз данных (БД), а также учетных баз данных, таких как ЦКАД (Цифровые копии архивных документов) и Библиотечный фонд, установленных в читальных залах государственных архивов, проведен мониторинг востребованности этих баз данных пользователями за 9 месяцев 2017 года.
Общее количество тематических баз данных, установленных в читальных залах государственных архивов, составляет 27.

В ГКУ ЦАНО установлено 12 баз данных, зафиксировано 179 обращений к ним.
Наиболее востребованные БД: «Ревизские сказки», «Электронные описи», «Клировые ведомости», «Цифровые копии архивных документов».
Наименее используемые БД: «Библиотечный фонд», «Посемейные списки купцов и мещан», «Картотека домовладельцев», «Похозяйственные книги», «Планы застройки зданий».
Не зафиксировано использование таких тематических БД как, «Картотека мануфактурного комитета» и «Приватизационные предприятия г. Нижнего Новгорода и Нижегородской области».

В ГКУ ГОПАНО установлено 3 базы данных, зафиксировано 31 обращение.
Наиболее востребованные БД: «ЦКАД», «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций за 1918–1991 гг.».
Наименее востребованная БД «Систематический каталог».

В ГКУ ГАНО, г. Арзамас установлено 5 тематических баз данных, зафиксировано 45 обращений.
Наиболее востребованные БД: «Некрополь г. Арзамаса», «Мемориал г. Арзамаса», «Мемориал Арзамасского уезда».Наименее используемая БД «Списки по Арзамасскому суду».
Не зафиксировано использование БД «Списки по ремесленной управе».

В ГКУ ГАНО, г. Балахна установлено 3 базы данных. Их них к тематической БД «Решения органов государственной власти по присвоению названий и переименованиям улиц населенных пунктов» зарегистрировано 2 обращения.
Не зафиксировано использование следующих БД: «Библиотечный фонд» и «Календарь знаменательных дат».

В ГКУ ГАСДНО установлено 3 базы данных, к которым зафиксировано 100 обращений.
Наиболее востребованные БД: электронная картотека «Гражданское строительство» и тематическая БД «Фотокаталог».
Наименее используемая БД электронный «Систематический каталог».

В ГКУ ГАрхАДНО установлена одна тематическая база данных «Фотокаталог», к которой зафиксировано 8 обращений.
Доступ пользователей документной информацией к БД, размещенным в читальных залах, — свободный.

Интенсивность обращений к базам данных в государственных архивах можно оценить как:
Высокая – ГКУ ГАСДНО.
Средняя – ГКУ ЦАНО, ГКУ ГОПАНО, ГКУ ГАНО, г. Арзамас, ГКУ ГАрхАДНО.
Низкая – ГКУ ГАНО, г. Балахна.

Анализ проведенного мониторинга позволяет сделать следующие выводы:
Общее количество баз данных, установленных в читальных залах 6-ти государственных архивов, составляет 27, общее количество баз данных, к которым были обращения пользователей – 22, к 5-ти базам данных обращений не было.
Общее количество обращений за 9 месяцев составляет 365.
Количество наиболее используемых базых данных – 12, к которым число обращений превышает 5.

Для дальнейшего планирования работы предлагаем государственным архивам обратить особое внимание на заполнение наиболее востребованных пользователями читальных залов тематических баз данных.

ГКУ ЦАНО: БД «Ревизские сказки» и БД «Клировые ведомости». Также в соответствии с перспективным планом работы по составлению географического указателя к документам ф.570 Нижегородская духовная консистория, духовные правления и церкви Нижегородской епархии на 2017–2022 годы основной бюджет рабочего времени этого направления деятельности направить на заполнение новой тематической БД «Метрические книги».

ГКУ ГОПАНО: БД «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций за 1918–1991 гг.».

ГКУ ГАНО, г. Арзамас: БД «Некрополь г. Арзамаса», БД «Мемориал г. Арзамаса», БД «Мемориал Арзамасского уезда».

ГКУ ГАНО, г. Балахна БД «Решения органов государственной власти по присвоению названий и переименованиям улиц населенных пунктов».

ГКУ ГАСДНО: Электронная картотека «Гражданское строительство», БД «Фотокаталог» — 25 обращений.

ГКУ ГАрхАДНО БД «Фотокаталог».